Armónica es una empresa especializada en la producción de eventos. Con una cartera diversa de proyectos en simultáneo, el control de los costos y asociar los pagos a producciones específicas era un desafío constante. 

Ximena, la administradora, gestionaba todas las finanzas de manera manual con hojas de cálculo en excel, lo que demandaba mucho tiempo y aumentaba el riesgo de errores.

Sin embargo, todos estos problemas de gestión se disiparon desde el momento en que comenzaron a usar Clay en su día a día. Acá te cuento la historia.

El problema: identificación de los pagos

Lo que parecía “una buena organización en hojas de cálculo” se transformó en un cuello de botella. El gran dolor de Ximena era no poder identificar fácilmente a qué proyecto correspondía cada movimiento bancario o factura. Algunos ejemplos:

• La conciliación bancaria se hacía a mano.

• Las facturas se clasificaban una por una.

• Los pagos a terceros eran difíciles de rastrear.

Todo esto demandaba tiempo, provocaba errores y alejaba a Ximena de lo importante: la estrategia financiera del negocio.

El encuentro con Clay

Buscando una solución que no solo le resolviera un problema, sino que le diera estructura y control real, Ximena encontró Clay. Lo que más le hizo sentido fue poder:

• Automatizar procesos.

• Categorizar cada producción como un centro de costos.

• Eliminar el caos de las conciliaciones bancarias.

• Y, por primera vez, visualizar su contabilidad con sentido.
  

La solución: centros de costos y conciliación automática

Clay no solo reemplazó planillas. Le cambió la lógica operativa a Armónica. Y aquí te contamos exactamente cómo.

• Automatizaron la conciliación bancaria

Antes, Ximena destinaba una mañana completa a hacer conciliaciones en Excel: descargaba cartolas, cruzaba datos manualmente y confiaba en no equivocarse.
Hoy en día, cuando Ximena abre su computador en las mañanas e ingresa a Clay, ve automáticamente los movimientos bancarios y los cruza con los documentos tributarios emitidos y recibidos. El algoritmo de match identifica coincidencias exactas por monto y RUT, incluso en pagos múltiples, reduciendo el margen de error y optimitando el uso de su tiempo.
¿El resultado? Ahora Ximena invierte una hora al día y no pierde tiempo en tareas repetitivas.

• Organizan los eventos con centros de costos

Cada producción ahora tiene su propio centro de costos dentro de Clay.
Las facturas, gastos e ingresos se asocian automáticamente al evento correspondiente según reglas configuradas previamente.
Y lo mejor: este orden ya no depende de la memoria de Ximena ni de fórmulas en Excel. Está todo dentro de la plataforma.

• Gestionan estructuradamente los pagos a terceros

Uno de los cambios más importantes fue dejar atrás el caos de pagos hechos por colaboradores o proveedores.
Antes, registrar estos pagos era un dolor de cabeza: ¿Quién pagó? ¿A quién se le debe? ¿Ya se devolvió el dinero?
Con Clay, Ximena puede crear una obligación contable llamada “Pago por un tercero”, dejando claro quién hizo el pago y registrando automáticamente la deuda.
Además, puede indicar que una factura fue pagada por alguien que no es la empresa, dejando toda la trazabilidad clara y en orden.

• Cobranza automatizada y sin olvidos

Antes: Ximena anotaba las fechas de cobro y mandaba recordatorios manuales.
Ahora: Clay envía recordatorios automáticos de pago a los clientes, muestra el estado de cada factura y notifica si hay saldos pendientes. Menos seguimiento, más foco en cerrar acuerdos.

• Trabajo remoto sin fricciones

Cuando Ximena se mudó de ciudad, no cambió nada en su rutina de gestión.
Clay le permite acceder a toda la información financiera desde cualquier lugar, revisar reportes y compartirlos con su equipo o contadores con permisos personalizados. Además, si hay alguna duda sobre un movimiento, basta con mencionarlo directamente en la plataforma para que todos estén al tanto y se resuelva rápidamente.

Reflexión

La historia de Ximena demuestra que las herramientas adecuadas pueden transformar por completo la gestión de una empresa. Pasar de un sistema manual a uno automatizado no solo optimizó su tiempo, sino que también le abrió la puerta a una nueva forma de trabajar, con más eficiencia y menos preocupaciones.

Si tu empresa enfrenta problemas similares con la gestión financiera, es hora de hacer el cambio. Si algo de lo que vivió Ximena te suena familiar, quizás sea hora de probar Clay.

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