No son pocas las historias de emprendedores juntándose físicamente con su contador, llevando todas las facturas del mes y pasar horas cuadrando números. No era la hora más entretenida de la semana, eso es seguro.

Por suerte el mundo se ha digitalizado, pero el concepto de cierre contable sigue tan vigente como desde su creación allá por 1494 (Luca Pacioli documentó por primera vez la partida doble en su libro Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità).

Seguro te has topado con esta fórmula alguna vez: Activo = Pasivo + Patrimonio.
¿Pero, de dónde viene esta fórmula y por qué es importante?

La razón por la que el activo debe ser igual a la suma de pasivo + patrimonio se basa en que cada recurso (activo) que tiene una empresa debe provenir de alguna fuente de financiamiento, ya sea:

1. Deuda (pasivos): dinero prestado por terceros (bancos, proveedores, etc.).

2. Capital propio (patrimonio): aportes de los dueños o utilidades retenidas de la empresa.

Esta igualdad se conoce como la ecuación contable básica y es la base del sistema de partida doble, donde cada transacción se registra en al menos dos cuentas para garantizar que los recursos de la empresa (activos) siempre estén respaldados por una fuente de financiamiento, ya sea deuda (pasivos) o inversión propia (patrimonio).

Si una empresa inicia con $100,000, podría obtener esos recursos de dos maneras:
• Un préstamo bancario de $60,000 (pasivo).
• Un aporte de los dueños de $40,000 (patrimonio).

La ecuación contable se vería así: 100,000 {(activos)} = 60,000 {(pasivos)} + 40,000 {(patrimonio)}

Si la empresa usa $20,000 para comprar maquinaria, los activos cambian (disminuye efectivo, aumenta maquinaria), pero la ecuación sigue equilibrada.

¿Qué pasa si no se equilibra?

Si los activos no fueran iguales a la suma de pasivos + patrimonio, significaría que hay errores en los registros contables, lo que podría indicar:
• Omisión de transacciones.
• Errores en los asientos contables.
• Problemas en el cálculo de deudas o capital.

Contabilidad = lenguaje de los negocios

Muchos consideran la contabilidad como una herramienta para cumplir con el Servicio de Impuestos Internos (SII). En parte eso es cierto, pero la contabilidad expresada en un balance o en un estado de resultados es el lenguaje común que tienen tanto el SII como los inversionistas y bancos. Es el pulso real, la verdad absoluta de tu empresa. Nadie te va a prestar plata por muy sofisticada que sea tu hoja de cálculo, lo bueno que seas para vender verbalmente tu negocio o lo grande de tus sueños.

Un balance se construye a partir de asientos contables, que es el mecanismo para registrar todas las operaciones que afectan los activos, pasivos y patrimonio de la empresa. Cada asiento contable tiene una fecha, funcionando como una línea de tiempo que documenta transacciones clave, como la compra de materiales, el pago de sueldos y la emisión de facturas, asegurando un registro ordenado y preciso de la actividad financiera.

Entonces el cierre contable consiste en registrar todas estas transacciones sin que falte ninguna, asegurando que esta línea de tiempo no tenga interrupciones.

Cierre contable moderno

El cierre contable moderno automatiza muchas de las tareas que antes requerían un trabajo manual extenso. Hoy, Clay por ejemplo, puede importar facturas y movimientos bancarios directamente, eliminando la necesidad de ingresar datos uno por uno. Además facilita la conciliación bancaria, detectando y cuadrando transacciones de manera inteligente y escalable, evitando depender de hojas de cálculo.

También optimizan la generación de asientos contables automáticos, permitiendo que los contadores se enfoquen en analizar y resolver los movimientos más complejos, en lugar de registrar cada transacción manualmente. Esto no solo acelera el cierre financiero, sino que también mejora la precisión y el control sobre la información contable.

¿Qué puedo hacer con un cierre contable a tiempo?

Un cierre contable a tiempo no solo cumple con una obligación administrativa, sino que ofrece múltiples beneficios para la gestión financiera de una empresa:

1. Tomar decisiones con información actualizada: un cierre oportuno te permite contar con estados financieros precisos en el momento adecuado, facilitando decisiones estratégicas sobre inversiones, financiamiento y gestión del flujo de caja.

2. Cumplir con obligaciones tributarias sin contratiempos: al tener los números ordenados, es más fácil calcular impuestos, presentar declaraciones y evitar multas o intereses por retrasos en el cumplimiento fiscal.

3. Detectar errores y corregirlos a tiempo: un cierre rápido permite identificar inconsistencias, desbalances o registros incorrectos antes de que se acumulen y generen problemas mayores en la contabilidad.

4. Mejorar la relación con bancos e inversionistas: contar con reportes financieros actualizados y confiables facilita la obtención de créditos y demuestra solidez ante inversionistas o posibles socios comerciales.

5. Optimizar el control del negocio: un cierre contable eficiente permite monitorear márgenes, rentabilidad y costos en tiempo real, ayudando a ajustar estrategias y optimizar recursos.

En resumen, un cierre contable a tiempo no solo es un requisito financiero, sino una herramienta clave para la planificación y el crecimiento de tu negocio.

Tener tus números al día no tiene que ser complicado. Descubre cómo Clay te ayuda a cerrar tus números con precisión y mantener el control de tu contabilidad.