Las 4 claves para fortalecer tu proceso de cobranza, según Belén Sanguinetti
Las 4 claves para fortalecer tu proceso de cobranza, según Belén Sanguinetti
Una de las dificultades más grandes que enfrentan las pymes es cobrar. Este proceso siempre ha sido un tema complicado para muchos emprendedores; requiere mucha organización, tacto y estrategia para evitar dolores de cabeza y problemas aún más graves como la falta de liquidez, que pone en riesgo especialmente a las empresas más pequeñas.
Sobre este tema conversamos con Belén Sanguinetti, Chief Marketing Officer (CMO) y cofundadora de Cobranza Online, empresa que ofrece servicios de cobranza a pymes.
En primer lugar, Belén señaló que “el tema de la liquidez es para empresas de todos los tamaños, pero sobre todo para las más chicas es una gran problemática, porque tienen un flujo de caja que para seguir funcionando en el día a día, necesitan que les paguen, no tienen ese colchón gigante que tienen las empresas más grandes”.
En esa línea, sostuvo que “muchas de las empresas chicas, cuando tienen problemas de cobranza o cuando se empiezan a preocupar por la cobranza, es cuando ya tienen el problema, y muchas veces ya es demasiado tarde”.
A su juicio, la cobranza es un proceso “súper natural” para las empresas: “De la misma forma que está naturalizado vender, así de natural debería ser cobrar, y cobrar no es algo que se activa en el momento en que un cliente te dejó de contestar el teléfono”.
De acuerdo a su experiencia, Belén Sanguinetti nos entrega 4 tips para robustecer el proceso de cobranza y que este deje de ser un problema especialmente para las pequeñas y medianas empresas.
Tip 1: define a quién le quieres vender
Como primer tip, la ingeniera industrial dice que es importante definir a quiénes le quieres vender: “Antes de ejecutar la venta, tienes que definir a quién le quieres vender, porque si estás prestando plata, que es vender a crédito (…) tu empresa entrega el servicio, y 30 días después recibes la plata, si es que te pagan. En ese momento previo es cuando parte el primer acto de cobranza, que es revisar a quién le vas a dar crédito”.
“Hay distintas formas de revisar (…) con todo esto de la digitalización, es muy importante chequear ¿y cómo uno chequea? con información comercial, que es el registro de la morosidad e impagos que tiene una empresa”, sostiene.
Para ello, recomienda valerse de los informes comerciales como el Dicom Empresarial, o el informe comercial de apoyo a la venta que Cobranza Online ofrece en alianza con la Cámara de Comercio: “Para llegar al segmento pyme, nosotros con la Cámara de Comercio nos aliamos y elaboramos un informe para pymes. Es económico, fácil de leer, te explica qué significa cada morosidad y tiene data que aún Dicom no tiene”.
Tip 2: asegúrate de facturar correctamente
El segundo consejo que entrega Belén Sanguinetti, es facturar correctamente. “No sabes cuántas empresas llegan a decir ‘necesito una factura que no me han pagado’, y cuando la revisamos nos damos cuenta que es una factura al contado. Hay dos tipos de factura, la de contado y la de crédito. Es muy complejo facturar al contado, porque legalmente tú estás diciendo que te pagaron en el acto, no hay ningún compromiso de pago”, explica.
Agrega que “para poder hacer una cobranza sana, tienes que preocuparte de facturar correctamente. Si das crédito y vendes a plazo, la factura tiene que ir a crédito, y tienes que preocuparte que la factura no sea rechazada por el cliente, porque tiene 8 días para rechazarla, y si la llega a rechazar y no revisaste, esa factura no tiene ninguna validez”.
En ese sentido, recomienda preocuparse por que la factura represente realmente las condiciones, estableciendo claramente el monto, plazo y medio de pago.
Tip 3: datos de contacto
El tercer punto que Belén considera fundamental, es asegurarse de que los datos de contacto del cliente sean los correctos. Señala que “muchas veces la gente que tiene mal comportamiento de pago o que quiere hacer un fraude, no te da sus datos de contacto y te da datos de contacto erróneos”.
Tomando eso en consideración, la experta en marketing B2B sugiere que “al momento de hacer una venta, valida en terreno que su teléfono sea el de él, que su correo sea el de él, que el nombre y apellido correspondan, y muy importante, si le pides un segundo dato de contacto, las posibilidades de que pague se pueden duplicar”.
Tip 4: mantén la comunicación con tu cliente
Otro elemento fundamental en el proceso de cobranza, es mantener una comunicación fluida y constante con el cliente. “Uno tiene que mantener la relación constante con tu cliente. Clay por ejemplo envía notificaciones. Es muy importante que al momento que emitas una factura, tú notifiques a tu cliente con los plazos. Cuando esté pronta a vender (la factura) recuérdale, eso no te va a perjudicar la relación con el cliente”.
“Ese flujo también logra que tu cliente te tenga en su mente y te priorice a la hora de pagar. Y si esas notificaciones las acompañas con medios de pago para hacerlo más fácil, mucho mejor”, agrega Belén.
Mi cliente no me pagó: ¿Qué puedo hacer?
Una vez que has cumplido con todo el proceso de cobranza, aun así puede pasar que tu cliente no te pague. ¿Qué puedes hacer en esos casos? En primer lugar, Belén Sanguinetti recomienda ponerse en contacto inmediatamente con el cliente para entender la razón por la cual no ha pagado.
“Hay distintas razones y distintos tipos de cliente moroso. Hay unos con problemas de flujo de caja, hay otros que necesitan presión porque no te está priorizando a ti, hay otros que tienen problema con el servicio que entregaste. Es muy importante identificar los distintos problemas”, comenta.
Por otra parte, señala que si se trata de un problema de flujo de caja, “toda la presión que tú hagas no lo va a resolver. Ahí recomiendo hacer un convenio de pago y que quede escrito, en condiciones que los dos se acomoden. Está bien cobrar una tasa de interés porque una está recibiendo la plata después”.
También señala que existen formas de hacer presión a los clientes que no pagan. Una de ellas es reportar el impago al sistema financiero: “Eso lo presiona porque al momento de hacer negocios, licitaciones, se le va a restringir, y ahí está la importancia de dónde reporto”.
Otro método que se puede usar es la disputa. En ese caso, “hay que tratar de moderar y seguir la ley al pie de la letra. La dificultad es que hay muy poco conocimiento acerca de las responsabilidades (…) en nuestro servicio tenemos una plataforma que llamamos ODR (Online Dispute Resolution), que tenemos toda esa moderación con apoyo legal para que las dos partes se pongan de acuerdo, explicar los compromisos de cada parte y tratar de facilitar ese acuerdo”.
El último recurso: la vía judicial
Si a pesar de estos esfuerzos, el cliente sigue sin pagar, la última opción sería la vía judicial, la cual Belén recomienda en caso de que la factura sea de alto monto. “Si uno hizo todas estas cosas y no resultaron, y la factura es de alto monto, está bien analizar la vía judicial, que tiene costos fijos muy altos y es muy desgastante en tiempo y recursos. Solamente si ya agotaste todas las instancias y aún así no han pagado, la (vía) judicial la recomiendo”.
En contraparte, señala que “si el monto no es tan alto, facturas de menos de 3 millones, los costos de judicial y la tasa de recupero no lo costean. entonces ahí hay que ser responsable y hacer el castigo de la deuda para no pagar impuestos por una venta que nunca recibiste”.
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