Armónica, una empresa chilena especializada en la producción de eventos. Con una cartera diversa de proyectos en simultáneo, el control de los costos y asociar los pagos a producciones específicas era un desafío constante. La gestión financiera comenzó a convertirse en un cuello de botella: su sistema de control manual ya no daba abasto para crecer.

Ximena, la administradora, llevaba todas las finanzas en hojas de cálculo, lo que implicaba muchísimo tiempo invertido y una alta probabilidad de errores. A medida que aumentaban los eventos, aumentaban también los pagos, proveedores, facturas y conciliaciones... y Excel simplemente no podía seguir el ritmo.

Pero todo cambió cuando comenzó a usar Clay. Esta es la historia de cómo una herramienta pensada para escalar, le permitió a Armónica seguir creciendo sin fricciones.

El problema: un sistema financiero manual que no permitía escalar

Lo que parecía “una buena organización en hojas de cálculo” se convirtió en una traba para seguir avanzando. Ximena no podía identificar fácilmente a qué producción correspondía cada pago recibido, ni qué proveedor había hecho un gasto. Algunos síntomas claros:

• La conciliación bancaria se hacía manualmente.

• Las facturas se clasificaban una por una.

• Los pagos de terceros eran difíciles de rastrear.

El sistema funcionaba… hasta que dejó de funcionar. La gestión financiera funcionaba con esfuerzo, pero sin conciliación automática ni trazabilidad clara, el sistema colapsó al intentar escalar.

La solución: centros de costos + conciliación automática = visibilidad

Buscando una herramienta que no solo solucionara el problema inmediato, sino que también le permitiera ordenar y escalar su operación, Ximena encontró Clay. ¿Qué le hizo más sentido? Automatizar procesos, tener centros de costos por producción, y eliminar el caos bancario.

Con Clay, Armónica logró digitalizar su gestión financiera, automatizar conciliaciones bancarias y estructurar sus procesos para sostener el crecimiento.

Clay no solo reemplazó planillas. Le cambió la lógica operativa a Armónica. Y aquí te contamos exactamente cómo:

• Conciliación bancaria automática

Antes: descargar cartolas, cruzar montos, confiar en no equivocarse.
Ahora: Clay sincroniza los bancos, cruza automáticamente los movimientos con documentos tributarios y los clasifica según centro de costos. El algoritmo identifica coincidencias exactas, incluso en pagos múltiples, y reduce el margen de error.
Resultado: de dedicar una mañana entera a la conciliación, hoy Ximena solo necesita una hora diaria.

• Producciones organizadas con centros de costos

Cada evento ahora tiene su propio centro de costos. Las facturas, ingresos y gastos se asignan automáticamente según reglas configuradas previamente. Ya no depende de la memoria de Ximena ni de fórmulas en Excel.

• Pagos a terceros con trazabilidad

Uno de los cambios más importantes fue dejar atrás el caos de pagos hechos por colaboradores o proveedores.
Antes: si un colaborador hacía un pago, era difícil saber si se había devuelto el dinero o si la factura estaba pagada.
Ahora: Ximena puede registrar fácilmente pagos por terceros, dejar trazabilidad clara y mantener todo en orden.

• Cobranza automatizada y sin olvidos

Antes: Ximena anotaba las fechas de cobro y mandaba recordatorios manuales.
Ahora: Clay envía recordatorios automáticos a los clientes y alerta si hay facturas pendientes. Así, el equipo dedica menos tiempo a hacer seguimiento y más a cerrar acuerdos.

• Trabajo remoto sin fricciones

Cuando Ximena se mudó de ciudad, no cambió nada en su rutina de gestión.
Clay le permite acceder a toda la información financiera desde cualquier lugar, revisar reportes y compartirlos con su equipo o contadores con permisos personalizados. Además, si hay alguna duda sobre un movimiento, basta con mencionarlo directamente en la plataforma para que todos estén al tanto y se resuelva rápidamente.

El problema de Armónica no era solo la conciliación o la identificación de pagos: era un sistema financiero que no estaba diseñado para escalar. Clay no solo resolvió ese problema, sino que le dio a Ximena una nueva forma de trabajar: más orden, más visibilidad, más tiempo para pensar en cómo seguir creciendo.

Si tu empresa enfrenta problemas similares con la gestión financiera, es hora de hacer el cambio. Si algo de lo que vivió Ximena te suena familiar, quizás sea hora de probar Clay.

Solicita tu demo gratuita hoy y descubre cómo Clay puede ayudarte a automatizar tu gestión financiera, optimizar la conciliación bancaria y escalar tu negocio sin fricciones.