Cómo cobrar a tus clientes y no morir en el intento
Cuando eres la persona encargada de manejar las finanzas de una empresa, una de las tareas más importantes que tienes que hacer es cobrar.
Si eres el encargado de cobrar a clientes, probablemente has pasado por algunas de estas situaciones:
Retrasos en los pagos, lo que afecta el flujo de caja.
Mala comunicación entre la empresa y el cliente.
No tener un sistema de cobranza efectivo.
Problemas de liquidez del cliente.
Sí, la verdad es que cuando ocurren estas situaciones, el proceso de cobranza suele ser una pesadilla. Sin embargo, para que tu empresa tenga un flujo de efectivo constante que le permita, entre otras cosas, pagar sueldos y seguir operando con normalidad, es fundamental cobrar de forma eficiente.
Afortunadamente, existen técnicas para que la cobranza sea un proceso simple y rápido. En este artículo, te dejo 5 recomendaciones para cobrar a tus clientes y no morir en el intento. ¡Sigue leyendo!
Mantén una buena comunicación con tus clientes
Mantener una buena comunicación con tus clientes es clave en el proceso de cobranza. Considera que probablemente no eres el único, sino que tienen varias facturas por pagar a distintos proveedores, por distintos montos y en fechas distintas. Es difícil que se acuerde exactamente de cuándo y cuánto debe pagarte.
En ese sentido, es importante que establezcas un canal de comunicación fluida con tus clientes. Te recomiendo que utilices el correo electrónico, pues es un medio seguro y que probablemente tus clientes revisan constantemente.
Además, podrías establecer un calendario con fechas específicas para enviar recordatorios de pago. ¡No seas demasiado insistente! Establece una frecuencia que sea adecuada para que tu cliente no se sienta presionado.
Ofrece facilidades de pago e incentivos
Es posible que un cliente en particular no esté atravesando una buena situación económica y tenga dificultades para pagarte. De ser ese el caso, lo que puedes hacer es ofrecer facilidades o incentivos por el pago total de la deuda.
Por ejemplo, si sabes que un cliente que tiene una deuda contigo está en una situación financiera complicada, podrías brindarle la posibilidad de que te pague en cuotas, o darle un descuento por pagar la deuda completa.
En este caso, quiero volver al primer punto: es fundamental que la comunicación sea abierta y sincera, para así conocer cuál es el panorama real por el que está atravesando tu cliente y brindarle alternativas de pago.
Segmenta a tus clientes de acuerdo a su perfil de riesgo
Otra recomendación al momento de cobrar, es categorizar a tus clientes de acuerdo a su perfil de riesgo. Establece tres categorías: riesgo alto, riesgo medio y riesgo bajo.
En la categoría de riesgo alto, pondrás a todos los clientes que frecuentemente te pagan tarde. En la lista de riesgo medio estarán aquellos que te han pagado tarde alguna que otra vez, pero que generalmente te pagan a tiempo. Y finalmente, en riesgo bajo mete a las empresas que nunca se han atrasado en los pagos.
Al establecer categorías de riesgo para tus clientes, sabrás con exactitud cuáles son los que generalmente pagan de forma atrasada y podrás dedicar mayor esfuerzo a buscarlos primero.
Crea una política de cobranza
Otro de los aspectos más importantes para mejorar la cobranza, es establecer una política y comunicarla. Al tenerla, tus clientes conocerán cuáles son los términos y condiciones, así como las obligaciones de cada una de las partes en el proceso de cobro.
Algunos de los componentes clave de la política de cobranza son:
Medios y periodos de pago (pueden ser 30, 60, 90 días).
Detalla cómo y cuándo se emitirán las facturas a los clientes, incluyendo la frecuencia y el método de envío.
Establece un cronograma de seguimiento y envío de recordatorios de los pagos pendientes. Por ejemplo, 10 días antes, el día del vencimiento y 10 días después.
Proporciona un marco para manejar disputas de facturas, asegurando que se resuelvan de manera rápida y eficiente, con procedimientos claros para la revisión y rectificación de cualquier error.
Tener una política de cobranza es muy beneficioso para mantener un flujo de efectivo constante, reducir la morosidad y mejorar la relación con tus clientes.
¡Usa la cobranza automatizada de Clay!
Lo mejor que puedes hacer para cobrar de forma más eficiente a tus clientes, es utilizar un software de cobranza automatizada como Clay. Esta herramienta aprovecha la tecnología para agilizar, rastrear y asegurar el cobro de pagos pendientes de forma automática.
En vez de hacer gestiones manuales como llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos que te quitan demasiado tiempo, la cobranza automatizada de Clay utiliza sistemas para enviar notificaciones automáticas, procesar transacciones y gestionar cuentas pendientes sin necesidad de intervención humana constante.
Con nuestro módulo de cobranza automatizada, encontrarás 5 recordatorios que podrás activar y desactivar cuando quieras:
Nueva factura
Pago recibido
Factura por vencer
Factura vencida
Resumen de deuda
Si quieres conocer más detalles sobre nuestro módulo de cobranza automática, te invito a hacer clic aquí y leer el artículo del blog de ayuda.
Recuerda que en Clay tenemos 3 servicios que te ayudarán a gestionar las finanzas y contabilidad de tu empresa:
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