Paso a paso: cómo tramitar una licencia médica electrónica

Tramitar una licencia médica electrónica puede parecer algo complicado. Esto se debe a que muchos empleadores desconocen cuáles son los pasos que deben seguir para realizar correctamente este trámite.

Es importante señalar que a partir del 1 de enero de 2021, todas las licencias médicas deben emitirse en formato electrónico -de acuerdo a lo establecido por el Ministerio de Salud (Minsal)- simplificando aún más este proceso.

Con esto, se busca “facilitar el proceso de otorgamiento y tramitación de licencias médicas mediante el uso de tecnologías de información, proporcionando múltiples beneficios a los distintos actores vinculados al proceso”.

Asimismo, queremos contarte que desde el 1 de marzo Clay está gestionando -sin costo extra- las licencias médicas electrónicas de sus clientes de Recursos Humanos (RRHH). Con esto, buscamos aligerar la carga de trabajo de tu equipo, ya que no tendrán que preocuparse por toda la documentación ¡Nuestro equipo de expertos se encargará de todo!

De acuerdo a los plazos legales, el trabajador tiene hasta 2 días hábiles desde que la licencia fue emitida para avisar a su empleador. A su vez el empleador, desde que fue puesto en conocimiento, tiene hasta 3 días hábiles para gestionar el documento.

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El procedimiento

De cualquier forma, queremos que estés al tanto de cómo se realiza este proceso que gracias al nuevo método que obliga que se realice de forma electrónica, es muchísimo más fácil y rápido, pues no perderás tiempo y dinero en traslado, todo lo podrás hacer desde la comodidad de tu computador. Acá te explicamos el paso a paso.

Paso 1: el médico emite la licencia

El primer paso es que el médico emita la licencia médica. Para esto tiene que completar el formulario electrónico. A partir de ese momento, este documento se convierte en el justificativo legal del trabajador para ausentarse de su trabajo o reducir su jornada laboral.

Paso 2: verificación de la información

Seguidamente, el trabajador tiene que verificar que la información en la licencia esté correcta, y posteriormente validar el documento electrónico a través de su huella dactilar.

Paso 3: envío de la licencia al empleador

El próximo paso es que el médico envíe la licencia médica al empleador. Para hacerlo, actualmente existen tres plataformas digitales que se encargan de la tramitación y optimización de este documento. Estas son Licencia Médica Empleador (del Gobierno), que es el que utilizamos en Clay, Medipass e IMED, ambos privados. El empleador tiene que estar registrado en cualquiera de estos tres portales para poder tramitar las licencias.

Una vez cargada la licencia, el empleador podrá visualizarla y tendrá que verificar los datos de su empleado, las fechas relevantes y las liquidaciones de renta para posteriormente hacer el cálculo del subsidio por incapacidad laboral.

Paso 4: el empleador tramita la licencia

Ahora que el empleador verificó los datos de su trabajador, es momento de hacer el trámite en el portal en el que esté inscrito. Para ello debe seleccionar la institución a través de la cual se gestionará el documento, que pueden ser Compin (en caso de que el colaborador esté adscrito a Fonasa) o isapre (sistema privado).

Las instituciones mencionadas verifican el pago de las cotizaciones, entre otros antecedentes, para luego autorizar el pago o no de la licencia médica.

¿Qué pasa si la licencia es rechazada?

Si la licencia médica es autorizada, el trabajador podrá recibir este pago, cuya finalidad es que mantenga sus ingresos durante los días que no los va a generar por encontrarse con reposo a causa de su licencia médica.

Sin embargo, hay que señalar que existe la posibilidad de que la institución encargada de pagar la licencia (Compin, Isapre o caja de compensación) la rechace. ¿Qué se puede hacer en este caso?

Si el trabajador está afiliado a Fonasa, debe acudir a la Compin, mientras que los adscritos a Isapre deben presentar un reclamo ante la contraloría médica de su entidad previsional. Si dicha comisión rechaza su reclamo, puede apelar en la Compin correspondiente al domicilio que tenga señalado en el contrato de salud con su Isapre.

El trabajador tiene un plazo de 15 días hábiles contados desde la recepción de la carta certificada en que les fue notificado el rechazo, reducción o modificación de la licencia.

Beneficios de la licencia electrónica

La licencia médica electrónica es un documento con múltiples beneficios tanto para el trabajador como para el empleador. En ambos casos, se evita el traslado del formulario en físico, ahorrando tiempo y dinero en traslado.

Este trámite es gratuito para el trabajador, por lo que su otorgamiento no implica ningún tipo de cobro.

Además, este tipo de licencia es más segura que el formulario de papel, ya que el documento electrónico permite la incorporación de los atributos de autenticidad, integridad, no repudio y confidencialidad.

En ese sentido, es relevante señalar que en la licencia electrónica se protegen los datos personales, dado que el contenido solamente es conocido por quienes estén autorizados para ello. Asimismo, se asegura la confidencialidad de los datos personales, en especial del diagnóstico.

Si te interesa conocer más detalles sobre la licencia médica electrónica, te invitamos a leer la información de la Subsecretaría de Servicios Sociales (Suseso).

Esperamos que esta guía te sea de ayuda para tramitar las licencias electrónicas de tus trabajadores. Recuerda que en nuestro blog Made of Clay encontrarás mucha más información sobre los distintos servicios que ofrecemos, además de consejos para que tu negocio crezca.