Como una persona encargada de manejar las finanzas diarias de una empresa, es fundamental que conozcas todos sus gastos. Y en ese amplio mundo, existen los que llamamos gastos administrativos y de ventas, también conocidos como los GAV. Estos son los costos asociados a la administración general y las actividades de venta, excluyendo aquellos que tienen que ver con la producción de bienes y servicios.

¿Por qué los GAV son importantes? Desde el punto de vista administrativo, te servirán para controlar los costos, hacer y gestionar mejor los presupuestos de cada área. Y en el ámbito de las ventas, son fundamentales para generar reconocimiento de marca y aumentar la facturación.

De momento, vamos a desglosar los GAV en dos: primero te voy a explicar lo que son los gastos de administración, y voy a profundizar en su importancia. Posteriormente haré lo mismo con los gastos de venta.

Gastos administrativos

Los gastos administrativos son todos aquellos relacionados con la administración y operación general de la empresa. ¡Ojo! Estos no tienen que ver con la producción de bienes y servicios, sino con las actividades necesarias para gestionar y mantener en funcionamiento la organización.

Acá te doy un listado de algunos de los gastos administrativos más comunes en cualquier tipo de empresa:

• Sueldos y beneficios de los trabajadores.

• Arriendo de oficinas.

• Servicios básicos (agua, luz, internet, etc).

• Materiales de oficina.

• Arriendo de equipos como computadores, entre otros.

• Gastos en distintos tipos de software.

• Seguros.

• Depreciación de activos.

Importancia de los gastos administrativos

Llevar un control eficiente de los gastos administrativos es importante por tres razones:

1. La administración brinda apoyo a otras áreas de la empresa como ventas, producción y desarrollo. Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos (gasto administrativo) gestiona la contratación y el bienestar del personal, esencial para el funcionamiento de todas las áreas.

2. En segundo lugar, los gastos administrativos son fundamentales para que la empresa funcione de manera ordenada. Sin una adecuada administración, las operaciones diarias podrían verse afectadas, impactando negativamente en la productividad y la efectividad global de la empresa.

3. Toda área administrativa tiene el rol de controlar y monitorear los costos de la empresa. Conocer detalladamente cuáles son estos costos permite hacer una gestión financiera más precisa y eficiente, facilitando la identificación de oportunidades para reducir costos y mejorar la rentabilidad.

Gastos de venta

Los gastos de venta están relacionados con la promoción, distribución y venta de productos o servicios. Estos gastos son esenciales para atraer y retener clientes, así como para generar ingresos.

Algunos de los gastos de venta más comunes son estos:

• Gastos en campañas publicitarias en medios tradicionales (radio y televisión) y digitales (redes sociales, Google Ads, etc).

• Costos de viajes del equipo de ventas para visitar clientes potenciales o existentes.

• Gastos de representación, como comidas y entretenimiento para clientes.

• Participación en ferias comerciales, exposiciones y eventos de la industria.

• Costos de envío y entrega de productos a clientes.

• Gastos de almacenamiento y distribución.

Importancia de los gastos de venta

Los gastos de venta son importantes por 5 motivos:

1. Los gastos de venta, en realidad, deben ser vistos como una inversión, porque permiten generar más ingresos a través de marketing y otro tipo de actividades. Sin esto, la empresa no sería capaz de atraer nuevos clientes ni vender sus productos y servicios.

2. Los gastos de venta permiten a la empresa alcanzar nuevos mercados y clientes potenciales. Participar en ferias y eventos comerciales, por ejemplo, expone la marca a un público más amplio, lo que a su vez se traduce en reconocimiento de marca.

3. Los gastos en representación y servicio al cliente contribuyen a la fidelización. La atención personalizada pueden convertir a compradores ocasionales en consumidores leales.

4. Invertir en ventas y marketing puede aumentar la participación de la empresa en el sector, superando a competidores y capturando una mayor cuota de mercado.

5. Al optimizar los gastos de venta, la empresa puede maximizar el retorno de inversión (ROI). Esto significa obtener mayores ingresos y beneficios por cada dólar invertido en actividades de ventas y marketing.

Cómo calcular el GAV

Calcular el GAV es tan fácil como sumar todos los gastos administrativos y de venta. Te daré un ejemplo muy sencillo: una empresa tuvo el mes pasado los siguientes gastos administrativos:

1. Sueldos: 30.000

2. Arriendo de oficina: 5.000

3. Servicios básicos: 1.500

4. Seguros: 3.000

5. Gastos en softwares: 7.000

El resultado de la suma de todos estos ítems es 46.500. Estos son los gastos administrativos totales de la empresa en un mes.

Ahora hagamos lo mismo, pero esta vez con los gastos de venta:

1. Gastos en publicidad: 5.000

2. Costos de envío: 1.500

3. Viáticos del equipo de ventas: 2.500

4. Participación en ferias: 2.000

Todos estos ítems suman un total de 11.000 en gastos de venta.

¡Listo! Ya tenemos nuestros gastos administrativos y de ventas. Ahora solo tienes que sumar esos dos números:

• GAV = gastos administrativos + gastos de venta

• GAV = 46.500 + 11.000

• GAV = 57.500

Como mánager financiero, esta sencilla fórmula te permitirá conocer con exactitud tus GAV, y te servirá para gestionar de forma precisa los recursos de tu empresa. Al manejar el detalle de los gastos administrativos y de ventas, vas a tener mayor control de costos, hacer mejores presupuestos, generar más rentabilidad y tomar buenas decisiones.

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