4 buenas prácticas financieras que en tu empresa no puedes dejar pasar. La 3ra te evitará una demanda.

Cuando uno comienza a emprender, no lo hace particularmente pensando en el gusto de administrar financieramente esa empresa. Probablemente se te ocurran 20 cosas más sexy que hacer que hablar con un contador/a.

Pero claridad en tus finanzas también es sanidad mental. Mejor comunicación con tus socios, mejor manejo de la caja y control… que al final nos deja dormir mejor. ¡Y considera que un orden financiero hace que sea más barato administrar tu empresa!

Los tips de a continuación no son difíciles de implementar y te aseguro que te salvarán de más de un mal rato. ¡Aquí vamos!

1. ¡Todo ingreso o egreso de plata debe tener un respaldo!

Cada gasto y cada ingreso debe tener un respaldo. Si vendes, debes hacerlo con factura o boleta, si compras igual. Si te prestan plata debería haber un pagaré, mutuo, reconocimiento de deuda o similar, si estás importando debes tener una declaración de ingreso (DIN).

Casi todo se puede guardar digital (facturas y boletas) además de fotos digitales. El SII sacó un oficio que reconoce los respaldo digitales como válidos. Los pagarés son lo único que no se puede firmar digitalmente y va a necesitar un notario. Prácticamente todo el resto se puede hacer online.

En las compras, usa el RUT de la empresa para que se pueda usar el IVA. No a un socio de la empresa u otra persona que decidió comprar en ese momento. Restaurantes hacen facturas, supermercados también. Ojo que no puedes comprar alcohol (el SII te lo rechazará) y siempre el objeto de la compra debe ser para uso de la empresa y para el fin que fue constituida.

Como forma de control, no dejes que el item “gastos varios” se descontrole.

Hace poco también se está empezando a aplicar IVA en las compras de servicio digitales. Debes guardas los “Invoices” de las empresas que el SII tiene en la mira. En esta ayuda podrás ver en detalle ese procedimiento.

2. No uses tu cuenta personal

¡No uses tu cuenta personal! Usa siempre la de la empresa.

Eso de “de ahí lo rindo” es casi una utopía, y mientras más tiempo pasa es peor. Si quieres usar tu cuenta personal en un caso puntual, que no pasen más de un día en que la empresa te pase la plata a ti. A veces, por temas de medios de pago, uno tiende a usar la cuenta personal. O la tarjeta de crédito de la persona tiene menos comisión (o simplemente el banco no te dio una tarjeta).

Debes llevar esos gastos muy de cerca y no esperar a final de año para netear.

3. No tengas plata de terceros en tu cuenta del banco

O no por mucho tiempo. Esa plata no es tuya y gastarla sería tremendo (si no un delito).

Hay algunas empresas que recaudan en nombre de terceros (normalmente plataformas que sirven de lugares de encuentro entre oferentes y consumidores). Ejemplos como los medios de pago, o empresas que ofrecen servicios de ticketeras (venden tickets de eventos a terceros). Si este es tu caso, debes tener al menos dos cuentas corrientes. Una para la operación de tu empresa (pagar sueldos, recibir platas de facturas, etc.) y la otra para hacer el neteo de tus clientes. Si estás usando la “cuenta clientes” para pagar sueldos, estás usando plata que no es tuya. Ya sabemos dónde termina eso.

4. Usa doble autorización de pago en el banco

Es cómodo pensar que una sola persona tenga el control de transferir desde la cuenta de tu empresa. No preguntarle a nadie para pagar sueldos o proveedores. Pero por cómodo que sea, es muy recomendado tener un doble control.

Lograrás mayor transparencia y mejorarás el orden sólo por saber que habrá otra persona preguntando por qué estás depositando o cuándo. ¿Quién puede ser esa contraparte? Idealmente un socio de la empresas que no esté en el día a día. Alguien que te pueda hacer preguntas incómodas y que le tengas respeto.

¡Todas la preguntas de las personas que no están en el día a día siempre son bienvenidas!

Cómo ayuda Clay a tu tranquilidad financiera

En Clay tienes acceso 24 x 7 a la administración de tu empresa, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Especial para estos tiempos de trabajo remoto, donde no dependemos de un servidor o de que haya luz en la oficina. Usamos además estándares de seguridad y respaldo como lo profundizamos en este artículo.

El método Clay se basa en ir cuadrando diariamente la/s cuenta/s corriente/s. Podrás ver los movimientos del banco de la empresa fácilmente y poder explicarlos con las facturas o boletas de manera super fácil. Esto te obligará a tener respaldos, a no usar tu cuenta personal o, si la usas, netearla rápidamente.

Esto también permite llevar tu flujo de caja al día, mejora tu cobranza, y poder contactar a aquellos clientes que se te están escapando y poder estimar de mejor manera tus proyecciones de flujos.

Por otro lado, saber bien qué pagos tienes que hacer, cuánto has pagado histórico de F29 y Previred.

Una gran ayuda para vivir en paz con el manejo de las platas de tu empresa.