¡Automatiza tu conciliación bancaria con Clay!
¡Automatiza tu conciliación bancaria con Clay!
La conciliación bancaria es la base del orden financiero y contable de un negocio. Sabemos que este proceso no es fácil, especialmente si se hace de forma manual, pues demanda mucho tiempo y esfuerzo. Eso sin mencionar que existe una alta posibilidad de cometer errores.
Afortunadamente, Clay hace que la conciliación bancaria sea un proceso mucho más fácil de hacer. Sin embargo, hay clientes que nos dicen “me encanta Clay, pero no tengo tiempo de hacer los match” (así le llamamos al proceso de conciliación).
Y para esto también tenemos una solución: en Clay contamos con una herramienta que se llama match asistido. Básicamente, es una funcionalidad que consiste en que nuestro robot, Cassius, se encarga de buscar coincidencias en monto y rut de tus movimientos para así ejecutar el match sin que tú muevas un dedo.
En este artículo, te voy a detallar los criterios y los casos en los cuáles operará esta funcionalidad de Clay. Para empezar, tengo que señalar que el match asistido funciona para abonos, cargos y nóminas de pago.
Criterios en los abonos
Los criterios que el robot Cassius considera en los abonos para hacer el match son los siguientes:
Se buscarán los abonos en el banco que no están 100% conciliados y que tengan identificado un RUT (normalmente extraído desde la cartola de transferencias).
Se buscarán facturas pendientes por cobrar que no estén conciliadas y en que el RUT registrado del cliente sea igual al del movimiento.
Fíjate en el capture que está más abajo. Es el caso de una transacción en la que se cumplen las dos condiciones que mencioné anteriormente. En primer lugar, el monto del movimiento es igual al monto de una factura por cobrar, y el RUT también es el mismo.
En este caso, el movimiento y la factura son posibles de conciliar mediante el match asistido.
¿En qué otros casos Cassius realizaría el match automático en un abono? cuando el monto es igual al de una factura pendiente por conciliar. Por ejemplo, un abono por $126.300 y una factura por la misma cantidad de dinero.
Otro caso en que se ejecutará el match automáticamente, es cuando exista un grupo de facturas que sumen el monto total del movimiento. Por ejemplo, si tienes un abono de 300.000 pesos y tres facturas por 100.000 cada una.
¿Y en qué casos no se ejecutará el match automático? cuando el monto del abono es igual a varias facturas iguales. Por ejemplo, si tienes un abono de $150.000 y hay tres facturas de $150.000, no se realizará la conciliación.
Cassius tampoco ejecutará el match si existe más de un grupo de facturas que suman el monto del movimiento. Por ejemplo, si tienes un abono por 500.000 pesos, y tienes dos facturas emitidas por 250.000 (combinación 1) y otras dos por 400.000 y 100.000 (combinación 2).
Criterios en los cargos
Para que Cassius ejecute el match en los cargos, se requiere una coincidencia de RUT entre el movimiento bancario del cargo y el de un documento por pagar que tengamos registrado en Clay.
En este caso, los documentos con los que se podrá hacer match automático serán facturas por pagar y boletas de honorarios pendientes de pagar.
Teniendo esto en consideración, veamos algunos ejemplos de cuándo se aplicaría el match automático:
Cuando existe una coincidencia exacta de monto y RUT entre el movimiento bancario del cargo y una factura o boleta de honorarios pendiente de pagar.
Cuando existe un grupo de facturas o boletas de honorarios que suman el monto del movimiento. Por ejemplo, un cargo de $205.000 que corresponda a 3 facturas: $105.000, $75.000 y $25.000.
¿En qué casos no se hará el match automático para los cargos?
Cuando el monto del cargo es igual a varias facturas o boletas de honorarios iguales. Por ejemplo, si tienes un cargo por 150.000 pesos y hay tres facturas por el mismo monto.
Cuando hay más de un grupo de facturas que suman el monto del movimiento.
Criterios en las nóminas de pago
Cassius también puede ejecutar el match de un cargo en una nómina de pago que hayas cargado en tu banco para realizar transferencias.
En este caso, Clay leerá la información de la nómina de pago, y como cada elemento de este documento tiene un RUT asociado, Cassius hará la búsqueda de obligaciones pendientes por pagar para hacer los match.
Así se ve el match asistido para las nóminas de pago.
Ejecutar el match asistido de forma manual
Si bien el match asistido se ejecuta de forma automática, también tienes la posibilidad de hacerlo manualmente. Para esto, tienes que dirigirte al módulo de Gestión bancaria. En la parte superior derecha, encontrarás varios botones, incluido uno con forma de varita mágica. Al hacer clic allí, ejecutarás la conciliación. A esta funcionalidad le llamamos wonder match.
¡Te invitamos a probar esta herramienta y facilitar aún más tus conciliaciones!
