Caso de uso: cómo la integración de Clay con SAP mejoró el flujo de información de Global Frozen
Caso de uso: cómo la integración de Clay con SAP mejoró el flujo de información de Global Frozen
Global Frozen, una empresa multicategoría de alimentos congelados, ha experimentado problemas de flujo de información entre sus bancos y su sistema SAP. Esta dificultad ha llevado a problemas de conciliación bancaria y actualización oportuna de las líneas de crédito de sus clientes. Al trabajar con múltiples facturas y bancos, la tarea de administración y conciliación se ha vuelto un desafío importante para ellos.
Clay, una empresa especializada en el desarrollo de software de finanzas, ofrece una solución de conciliación bancaria asistida de alta tecnología, diseñada con funcionalidades automáticas y fácil de usar. Con su módulo de conciliación bancaria, se presenta como la solución ideal para el problema de Global Frozen.
Problema
Global Frozen enfrentaba dificultades al intentar fluir información desde sus múltiples cuentas bancarias a su sistema SAP, lo que resulta en retrasos en la actualización de las líneas de crédito de sus clientes, obstaculizando la generación de nuevas facturas. Esto impacta negativamente en su productividad y eficiencia operativa.
Solución propuesta
La solución propuesta por Clay permite a Global Frozen importar masivamente datos de diferentes cuentas bancarias, consolidando la información proveniente de diferentes fuentes para la identificación de cada pago.
Además, Clay puede importar los RCV’s directamente desde el SII y complementarlos con XML’s que se envían a un buzón de correo electrónico para su importación automática. Todo esto se realiza sin esfuerzo por parte del operador, ya que la información se carga automáticamente.
El módulo de conciliación de Clay también permite cruzar pagos con facturas de manera automática, haciendo que el proceso de cuadratura sea cada vez más fácil y eficiente. Durante los últimos 6 meses, la tasa de conciliación promedio ha sido del 93%.
También se hizo una integración con SAP para importar notas de venta desde esa app a Clay cada 10 minutos.
Cómo funciona la integración con SAP
La integración permite que Clay se conecte al sistema SAP de Global Frozen para así importar notas de venta. Esta es una obligación informativa con carácter de acuerdo entre clientes. En ella, se solicita la venta de productos, generando así un compromiso de cumplimiento y entrega detallada, que se respalda y valida en este documento.
¿Cómo funciona? Lo explica nuestra Product Owner, Romina Maccarini: “Cada 10 minutos vamos a buscar esas notas de venta y las traemos a Clay, y el banco lo actualizamos cada 30 minutos. Esto provoca que nuestro robot de automatch se ejecute, haga los match de las notas de venta con los movimientos bancarios que correspondan, y esto active directamente la confirmación a SAP para que queden pagadas”.
Cambios en la nota de venta
El desarrollo realizado para Global Frozen implica un cambio en la nota de venta. En nuestra plataforma, el común de los usuarios lo usa para facturar y que luego le paguen. Al ser un documento de promesa, se emite previo a la factura, pero en el caso de Global Frozen, lo emiten esperando el pago incluso antes de facturar.
Nuestra Product Owner, Romina Maccarini, nos explica en qué consiste este desarrollo que demoró dos meses en hacerse realidad: “Antiguamente, el flujo de la nota de venta solo permitía hacer vinculaciones con facturas. Este documento no permitía hacer match del banco contra la nota de venta, sino que directamente a la factura, como se hace normalmente. Ahora el match se puede hacer contra la nota de venta, dejando ésta como pagada y con la opción de ser vinculada a la factura emitida, la cual quedaría pagada al estar vinculada con una nota de venta con match de banco. Todo esto de una forma automatizada y simple”.
“El match se hace automático porque identifica el RUT y el monto asociados a la nota de venta, va a buscar al banco si hay coincidencias, y si las encuentra, hace match”.
Esto requería de una configuración particular para que la aplicación decida si toma como prioridad a la nota de venta o a la factura. Esto es algo que se configura desde la aplicación. En el menú “Ajustes Generales” > “Configuración” en la sección “Opciones de conciliación”, se agregó la función de darle prioridad a una de las dos.
Finalmente, esta conciliación se transfiere a través de las API’s de Clay de nuevo al sistema SAP de Global Frozen para cerrar el proceso.
En este diagrama te explicamos cómo funciona este flujo de trabajo. Básicamente son 4 pasos:
Traemos las órdenes de venta desde SAP
Traemos los movimientos desde los bancos
Se hacen los matches entre las órdenes de venta y los movimientos bancarios
Se confirma el pago en SAP
Beneficios
Clay ofrece a Global Frozen una solución de conciliación bancaria que les permite mejorar su productividad y eficiencia, al agilizar la actualización de las líneas de crédito de los clientes y la generación de nuevas facturas. Al tener toda la información cargada automáticamente y de manera oportuna, el equipo de administración de Global Frozen puede dedicar su tiempo a tareas más estratégicas, en lugar de quedarse hasta tarde resolviendo problemas de conciliación.
Conclusión
La solución de Clay proporciona a Global Frozen una manera eficiente y automatizada de manejar su conciliación bancaria. Esto no solo reduce la carga de trabajo de su equipo de administración, sino que también mejora la eficiencia de sus operaciones al permitir una actualización oportuna de las líneas de crédito de sus clientes, lo que a su vez permite la generación de nuevas facturas.
