Cómo cobrar a tus clientes sin morir en el intento
Cómo cobrar a tus clientes sin morir en el intento
La gestión de cobranza siempre ha sido un tema complicado para los emprendedores. Es un proceso que requiere de mucha organización, tacto y estrategia para evitar dolores de cabeza y cuentas atrasadas que podrían afectar la liquidez de tu negocio.
El secreto para cobrar a tus clientes sin morir en el intento está en una comunicación oportuna entre las partes involucradas. Tanto para tu cliente como para ti es importante conocer y conversar sobre las cuentas por pagar, ya sea de forma manual o con la ayuda de un software de gestión como Clay que te permita automatizar tu cobranza. Ambas formas dependen únicamente del tamaño de la cartera de clientes que posees y el tiempo que tienes disponible para dedicarte a esta tarea.
Sea cualquiera la opción que elijas, te comparto algunos consejos que te ayudarán en la gestión de cobranza para reducir la cantidad de clientes morosos y proteger la liquidez de tu empresa:
Establece cuándo y a quién contactarás para gestionar la cobranza
Cuando nuestro cliente es otra empresa, es importante establecer quién es la persona que recibirá la factura que emitiste. Ojalá puedas recopilar esta información desde el momento de la contratación del servicio o venta del producto. Asimismo, es necesario que organices tu calendario para fijar una fecha de vencimiento para el pago de tus facturas.
Con Clay podrás agregar cuantos contactos necesites y establecer quién se hará cargo de las obligaciones con tu empresa en la fecha que establezcas.
Notifica a tu cliente cada vez que emitas una nueva factura
Si es la primera vez que emites una factura para un cliente específico, te aconsejo que hagas una rápida llamada telefónica al contacto que estableciste en un inicio. De esta forma, ambas partes podrán asegurarse de que lo que estás cobrando sea tal cual lo contratado o vendido, evitando confusiones. Además, será una ocasión para establecer una buena relación con tu cliente desde un inicio, lo cual te permitirá conocer sus inquietudes y saber un poco más sobre cómo gestionan los pagos. Puedes hacer este proceso durante la primera, segunda y hasta la tercera facturación si lo crees necesario.
Una vez que haya quedado claro desde un inicio, podrás automatizar tus notificaciones de emisión de nuevas facturas para que lleguen directamente a la dirección de email de tu cliente. La herramienta de gestión de cobranzas de Clay puede enviar notificaciones de manera automática a aquellos contactos que establezcas dentro de la empresa del cliente, en la fecha de cobro que desees. El documento de la factura se adjuntará en todas las notificaciones.
Avisa siempre si ya recibiste el pago de tu cliente
De esta forma tu cliente estará al tanto de que sus obligaciones contigo están pagadas y que no vas a seguir cobrándole.
Cuando Clay detecta que un movimiento bancario de pago coincide con la factura y RUT que corresponde a tu cliente, se enviará una notificación de manera instantánea para que tu cliente sepa que recibiste su pago.
Recuérdale a tu cliente si las facturas están a punto de vencer o si ya vencieron
Si tu cliente se está retrasando en el pago, lo mejor será contactarle directamente para recordarle que debe hacerlo pronto. Una vez establecida la fecha de vencimiento de la factura, Clay enviará recordatorios de pago al contacto días antes y también después del día estipulado.
De la misma forma, Clay también enviará una notificación con el resumen de la deuda en caso de que te deban más de dos facturas.
No olvides adjuntar el documento de la factura
Puede sonar obvio, pero no está de más recordarlo. Cada vez que envíes un email o llames a tu cliente, es importante que éste pueda tener el documento de la factura a mano para revisarlo con detalle y efectuar el pago lo antes posible. En este aspecto, las notificaciones de Clay tienen otro punto a favor, ya que cada notificación que se envía de forma automática tiene la factura como un documento adjunto.
Prepara un plan B si no has recibido tu pago
Este es un escenario real que ocurre hasta en las empresas más consolidadas. Si tu cliente no ha podido pagarte, ha llegado el momento de conversar.
Siempre puedes escribir un email -aunque es preferible hacer una llamada- para preguntar qué ha sucedido y tratar de entender las razones por las que tu cliente se ha retrasado en su obligación. Esto te permitirá escuchar las necesidades actuales de tu cliente y también te permitirá actuar con mayor flexibilidad y empatía. Si logras negociar un acuerdo con tu cliente, podrás asegurar tu dinero a corto plazo y evitar el indeseable impago de obligaciones.
Si deseas conocer más acerca de Clay, puedes leer nuestra más reciente publicación sobre el Top 9 beneficios de la gestión financiera y contable de Clay para tu empresa
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