¡Cuida los gastos hormiga de tu pyme!

Ese café que te tomas durante una reunión con un cliente. Ese almuerzo con socios o con tu equipo de trabajo. Los gastos hormiga están siempre allí, a la vuelta de la esquina, acechando tu billetera y sumando pequeñas cantidades de dinero que al final del año se convierten en miles o -en el peor de los casos- millones de pesos. Pero lo más grave de todo, es que ni siquiera te des cuenta.

Todos hemos oído anteriormente el concepto de gastos hormiga. Son esos pequeños desembolsos innecesarios de dinero que hacemos de manera impulsiva, y que afectan nuestro presupuesto.

En las empresas, los gastos hormiga tienen la particularidad de que, al ser compras pequeñas e impulsivas, no se suele llevar un registro de ellas, y ese es el primer gran error, porque al final esos gastos mínimos suman una cantidad exorbitante de dinero.

Para comprenderlo un poco mejor, haz el siguiente ejercicio: imagina que cada día metes mil pesos a un frasco, dinero que representa tus gastos hormiga. A final de mes, vas a acumular 30 mil pesos, y en un periodo de un año, 360 mil.

¿Ahora entiendes un poco mejor el tema de los gastos hormiga, y por qué el no controlarlos puede generar problemas en tu presupuesto? Es por eso que en esta ocasión te queremos explicar todo lo que necesitas saber sobre estos pequeños (pero no tan pequeños) desembolsos de dinero, y algunos consejos para mantenerlos a raya.

Gastos hormigas en una empresa

Para poder mantener los gastos hormiga bajo control, lo primero es saber identificarlos. Acá te dejamos algunos de los más comunes.

• Refrigerios: muchas empresas suelen acompañar sus reuniones con refrigerios. Café, galletas, jugo, sándwiches forman parte de este tipo de juntas. Hay casos en los que incluso algunos negocios suelen premiar a sus trabajadores con bebidas alcohólicas.

• Almuerzos o desayunos: otro gasto hormiga muy común en las empresas, son los almuerzos o desayunos con los empleados, y si no se tiene un control sobre ellos, pueden representar un gasto bastante alto para tu pyme.

• Productos de papelería: el uso del papel y otros artículos de oficina ya no es una necesidad primordial para muchas empresas, tomando en consideración la digitalización de muchos procesos. ¿Cuánto dinero estás gastando en resmas de papel o en tinta para la impresora? Si ves que es demasiado alto, entonces es momento de disminuirlo.

• Celebraciones: este es quizá el gasto hormiga más común dentro de las pymes. Sí, está bien celebrar los logros de tus trabajadores, sus cumpleaños u otras fechas importantes como Navidad o Año Nuevo, pero cuida cuánto dinero estás desembolsando en estos ítems, porque si es demasiado, te podría causar serios problemas en el futuro.

Cómo controlar los gastos hormiga

Una vez que tengas identificados los gastos hormiga de tu empresa, entonces podrás tomar todas las acciones necesarias para controlarlos ¿Cómo puedes hacerlo? Acá te damos algunos consejos.

Incluye estos gastos en tu presupuesto

Para evitar los gastos hormiga, lo más importante es tener una buena planificación presupuestaria. Las empresas suelen trabajar con presupuestos anuales, pero casi ninguna incluye este tipo de gastos.

Lo mejor que puedes hacer para que los gastos hormiga no sean demasiado altos, es incluirlos dentro de tu planificación presupuestaria anual, así sabrás cuánto dinero necesitas para cubrir todos esos ítems.

Disminuye o elimina los gastos innecesarios

Otro consejo es disminuir o derechamente eliminar aquellos gastos hormiga que no son necesarios. Para eso debes hacer un análisis profundo de todos los gastos de tu empresa, y revisar aquellos que solo te están haciendo perder plata.

Por ejemplo, ¿es necesario que haya galletas en una reunión de trabajo? Sabemos que no, entonces ese es un ítem que puedes eliminar.

Prioridades

Lo mejor para evitar gastos innecesarios en tu pyme, es establecer prioridades. ¿Gastarías dinero en una comida de restaurante, cuando no tienes caja suficiente para cubrir los sueldos? la respuesta obvia es no, así que, para no caer en tentaciones y hacer gastos que no van a contribuir en nada, lo mejor es tener claras la prioridades de tu negocio.

¿Cuáles son esas prioridades? sueldos, seguros, materia prima, proveedores, arriendo de oficina, gastos administrativos, entre otros. Una vez tengas cubierto lo esencial, el resto debe ir a inversión o ahorro, y si te alcanza, puedes destinar un poco para algún lujo pequeño.

¡Ojo! con esto no queremos decir que los gastos en celebraciones o los almuerzos y cafés con tu equipo de trabajo no sean una buena idea. Siempre es bueno tener instancias más allá de lo laboral en las que exista la oportunidad de compartir. Lo que intentamos explicarte a lo largo de este artículo, es que dichos gastos tienes que hacerlos de forma controlada, y en la manera de lo posible, incluyéndolos en tu presupuesto anual.

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