Sácale el máximo provecho a nuestro módulo de cobranza

Una de las aristas más importantes para tener un negocio sano desde el punto de vista financiero, es contar con un buen sistema de cobranza.

Lamentablemente, en Chile muchas empresas se ven afectadas por no tener un buen sistema de cobros que les permita tener efectivo de forma constante para cumplir con sus obligaciones a corto y mediano plazo.

Afortunadamente, la tecnología ha llegado para resolver este problema. Hoy en día es posible automatizar la cobranza para hacerlo mucho más eficiente.

En Clay contamos con un módulo para enviar recordatorios de cobranza a los clientes que tú selecciones. Y lo mejor de todo, es que se hace de forma automática.

En este artículo de Made of Clay te voy a explicar todo lo que necesitas saber sobre nuestro módulo de cobranza automática.

Configuración

Para usar la cobranza de Clay, tienes que partir por la configuración. Este será el primer paso para comenzar a sacar el mayor provecho de este módulo. Esta sección la encontrarás en el apartado de gestión de clientes.

Lo primero que vas a ver al presionar la opción de configuración, serán las fechas de cobro para facturas pasadas y futuras.

Configurar correctamente las fechas de cobro es fundamental para que se envíen correctamente los recordatorios a tus clientes.

El cobro de facturas pasadas te permitirá enviar recordatorios para facturas emitidas en el pasado y que al día de hoy se encuentran sin match. La fecha tiene que cubrir los días de vencimiento de tus documentos para que nuestro robot, Cassius, los reconozca y envíe los mails de facturas por vencer, vencidas o resumen de deuda.

También puedes configurar recordatorios para facturas nuevas, aquellos que se enviarán vía correo electrónico a tus clientes cuando emitas un nuevo documento de venta.

Plazo de vencimiento de facturas

Otra de las configuraciones que puedes hacer en este módulo, es establecer el plazo de vencimiento de las facturas. Esto te permitirá enviar diferentes recordatorios. Acá, puedes configurarlo de manera particular para cada cliente.

El plazo de vencimiento de facturas va desde 1 a 30 días.

Instrucciones para el pago

En este recuadro es muy importante que proporciones instrucciones claras de los medios de pago que tus clientes tienen para pagarte las facturas adeudadas. Una de las opciones más utilizadas es mediante transferencia electrónica y para este caso, algunos datos fundamentales podrían ser: rut de la empresa, banco, tipo de cuenta, número de cuenta, etc.

Recordatorios de cobranza

Los recordatorios que podrás enviar a través de nuestro módulo de cobranza son los siguientes:

• Factura emitida

• Factura por vencer

• Factura vencida

• Pago recibido

• Resumen de deuda

Veamos el ejemplo de una nueva factura 👇

Como puedes ver en la imagen de arriba, puedes activar el recordatorio cambiando el switch de posición, tal como se muestra en el punto 1.

Luego verás el asunto del recordatorio, que es “Nueva factura”. En el punto 3 aparecerá el nombre de contacto. Luego está el contenido del correo, en el que se notifica a tu cliente la emisión de un documento con su respectivo número.

En el punto 5 está la fecha de vencimiento del documento y el monto total que debe pagar tu cliente.

Más abajo encontrarás la factura en formato PDF. Si la facturación se realizó a través de nuestra plataforma, también llegará el XML.

En el caso de que no se facture con Clay, si la plataforma tiene acceso al XML de la factura, recreará un documento para su descarga. Este documento no es el original, pero contendrá el detalle y el formato de una factura.

Tu cliente también tiene la oportunidad de responder este recordatorio automático. Para ello tiene que presionar el botón “Infórmalo aquí” y la respuesta llegará a los correos que agregaron en la configuración de la cobranza.

Por último, al final del recordatorio aparecerán los datos de tu empresa: nombre, dirección y número de teléfono.

Clientes

En la sección de clientes vas a poder ver las empresas, el número de contactos de cada una, los documentos por cobrar y el monto por cobrar. Es importante destacar que los documentos por cobrar se verán de color rojo.

Panel de control de la cobranza

La última sección que verás en el menú de gestión de clientes, es el panel de control de la cobranza. Aquí se mostrarán algunos gráficos que te permitirán tener un panorama de cómo está funcionando el proceso de cobranza.

El primer gráfico que verás son los correos enviados en el tiempo. Acá se muestran los recordatorios totales enviados a tus clientes, como también los que se enviarán próximamente.

Seguidamente te encontrarás con el gráfico de errores en envío de correos. Aquí se despliegan gráficos por días en los que han ocurrido errores en el envío de recordatorios de cobranza.

En la parte superior del gráfico encontrarás el número total de correos con errores en ese día en particular.

Cada barra puede tener varios colores a la vez, estos representan el desglose de los tipos de errores presentados y la cantidad de correos que presentaron ese error en particular.

El siguiente gráfico son los correos enviados correctamente con su respectivo detalle: tipo de correo enviado, folio de documento, cliente, etc.

Consejos para que la cobranza funcione correctamente

Para sacarle el máximo provecho al módulo de cobranza, hay algunos aspectos importantes que debes considerar. En primer lugar, es fundamental que tus match (conciliaciones bancarias) estén al día para que los recordatorios se envíen correctamente a tus clientes y mantener una buena relación con ellos.

En segundo lugar, recuerda que para poder enviar los recordatorios de la cobranza, es necesario que tengas creados los contactos de tus clientes y habilitada la configuración.

¿Por qué deberías automatizar la cobranza con Clay?

La automatización de la cobranza ofrece numerosos beneficios que van más allá de la simple eficiencia. Algunas de las ventajas clave incluyen:

• Reducción de errores humanos: la automatización minimiza los errores en la facturación y el seguimiento, lo que a su vez acelera el proceso de cobro.

• Optimización del tiempo: al automatizar tareas repetitivas, el personal puede centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor.

• Mejora del flujo de efectivo: un proceso de cobranza más rápido y eficiente se traduce en un mejor flujo de efectivo, lo que es crucial para la estabilidad financiera de la empresa.

Espero que este artículo te sirva para sacarle el máximo provecho a nuestro módulo de cobranza. Recuerda que en nuestro blog Made of Clay encontrarás el mejor contenido sobre finanzas y contabilidad. ¡Haz clic abajo y lee nuestros últimos artículos!