6 motivos para no llevar la contabilidad de tu negocio en Excel
6 motivos para no llevar la contabilidad de tu negocio en Excel
“La vida es eso que te pasa mientras estás ocupado llenando planillas de Excel”, reza un conocido refrán. Bueno sí, puede ser que le hayamos cambiado un poco el significado 😁 pero sirve para explicar el punto principal de este artículo: no puedes seguir manejando los números de tu empresa en una hoja de cálculo.
Sí, Excel es una excelente herramienta de trabajo, de hecho forma parte de nuestro día a día en Clay, ya que allí plasmamos datos y métricas muy importantes. Sin embargo, utilizarlo para llevar la contabilidad diaria de tu negocio es una cosa totalmente distinta y es una práctica que debes abandonar ahora mismo.
Uno de los aspectos esenciales para el crecimiento de una empresa es la profesionalización. Esto significa utilizar herramientas y aplicaciones que te permitan escalar tu negocio al siguiente nivel. Si quieres jugar en la primera división, tienes que tener un equipo lo suficientemente bueno para lograr dicho objetivo, y eso significa que Excel no puede ser tu software de gestión financiera y contable.
¿Por qué no debes llevar la contabilidad de tu negocio en Excel? En esta entrada de Made of Clay te vamos a dar 6 motivos.
No es automatizado
Uno de los principales obstáculos que tiene Excel es que no es una plataforma automatizada. Hoy en día, la automatización es un requisito indispensable en un software de gestión financiera y contable.
¿Te imaginas tener que colocar cada transacción bancaria de tu negocio de forma manual en una hoja de cálculo? Solo piensa en la cantidad de tiempo valioso que perderías haciendo algo como eso, cuando podrías aprovecharlo en otras tareas como, solo por dar un ejemplo, generar nuevas estrategias para aumentar tus ventas.
En cambio, con un software de gestión financiera y contable como el que te ofrece Clay, te olvidas de tener que digitar cada número de forma manual. Nuestro robot Cassius se encarga de hacer ese trabajo de forma automática, importando desde el banco todas los movimientos de tu cuenta hasta la plataforma.
Requiere conocer muy bien la plataforma
Para nadie es un secreto que Excel es un programa difícil de manejar. De hecho, si haces una búsqueda rápida en Google notarás que existen cientos de cursos para aprender a usarlo.
Esta es otra desventaja: si quieres usar Excel para manejar la contabilidad, vas a necesitar a un experto en el programa que haga el trabajo que nuestro robot Cassius puede hacer literalmente en segundo o en el peor de los casos, en pocos minutos gracias a la automatización.
Plataformas como Clay son fáciles de usar, incluso para quienes no son expertos en contabilidad. Y como mencionamos en el punto anterior, muchos de los procesos que en Excel se hacen a mano, con nosotros son completamente automáticos.
Es fácil de manipular
Otra desventaja de Excel es que es muy fácil manipular la información. Basta con que una persona ingrese a un archivo y cambie los datos con el teclado. Sí, así de vulnerable es la información de tu negocio en esta plataforma.
Hoy en día, toda la información de nuestro software está respaldada en la nube, por lo que la posibilidad de manipular esos datos es extremadamente baja.
Si quieres aprender más sobre la seguridad de nuestra plataforma, acá te dejamos un artículo sobre los protocolos que utilizamos 👇
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Muy propenso al error humano
Este punto tiene mucha relación con el anterior. Excel, al ser una plataforma tan fácil de manipular, es muy propensa al error humano. Un mal cálculo o un número mal tipeado puede arruinar por completo el orden contable de tu negocio, y ese es un riesgo que tú como dueño de negocio, no deberías estar dispuesto a asumir.
Para avalar lo que decimos, te dejamos el testimonio de uno de nuestros clientes, Óscar Muñoz de Green Glass. En principio, este reconocido joven emprendedor manejaba la contabilidad de su negocio en Excel ¿Y qué pasó? Esto: “(Con las planillas de Excel) alguien tipea mal, de repente alguien borraba la planilla entera. Es muy peligroso el hecho de que tu información que es crucial, te la pueden destruir de un segundo a otro. Cuando tú tienes un sistema, sabes quién hizo los cambios, la información está centralizada en un sistema que nadie la puede borrar”.
Si quieres leer la entrevista completa de Óscar, acá abajo te dejamos el enlace.
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Es poco atractivo visualmente
Excel tiene otra desventaja, y es que es una plataforma muy poco atractiva visualmente. Y aunque parezca algo sin importancia, la verdad es que trabajar en un software con poco color y tan cuadrada, hace que sea más difícil mantener la concentración.
Los softwares de contabilidad y finanzas como Clay están hechos en base a una visualización atractiva y sencilla. Se muestran gráficos, colores, menús laterales y barras que hacen que la lectura de la información sea muchísimo más fácil que en Excel.
No se integra con otros softwares
Una de las grandes bondades del software de gestión financiera y contable de Clay, es que tenemos integraciones con distintas plataformas que facilitan muchos procesos de tu empresa.
Algunas de las empresas con las que tenemos integraciones son Buk y Talana, que son softwares de gestión de recursos humanos (RRHH). También estamos integrados con Bsale, que es un sistema de ventas con control de inventario.
Estas integraciones te van a permitir importar la información más importante de tu negocio a una sola plataforma, facilitando así la búsqueda de datos. Esto no ocurre con Excel.
Actualmente contamos con alianzas con Bsale y Buk. Haz clic aquí para conocer los beneficios.
Estas son las principales razones por las que creemos que no es una buena idea manejar la contabilidad de tu negocio en Excel.
¡Ojo! con esto no queremos decir que no puedas usar el programa para otras tareas. Como comentamos al principio de este artículo, Excel es una excelente herramienta y en Clay la utilizamos para el manejo de datos y métricas. Así que si tu intención es usarla como un complemento de tu sistema contable, de finanzas, ventas o recursos humanos ¡Adelante!
Finalmente, recuerda que en Made of Clay encontrarás la mejor información sobre finanzas, contabilidad, emprendimiento y tecnología.
