La crisis del CFO: la necesidad de modernizar sus herramientas
La crisis del CFO: la necesidad de modernizar sus herramientas
El rol del CEO es tomar las decisiones difíciles. Pero no puede hacerlo a ciegas.
El rol que se preocupa de tener al CEO informado es el CFO (Chief Financial Officer), y quien asume ese rol puede variar de empresa en empresa. A veces puede ser un contador, otras un gerente de finanzas y muchas veces el mismo dueño de negocio o uno de sus socios. A esta persona la llamaremos CFO, y se ha transformado en un rol altamente estratégico.
La pandemia le puso presión a tener control sobre las finanzas. Muchas empresas se apretaron, redujeron sus ventas, su crecimiento o tuvieron que reestructurar sus inversiones. Otras tuvieron más suerte y crecieron, contrataron personas y levantaron capital.
Cualquiera sea tu necesidad, el mínimo común es que la información financiera debe ser más rápida, más fácil y de acceso remoto (¡no podemos depender de servidores en la oficina!).
Pero a pesar de lo importante del rol de CFO y su función, las herramientas que tiene a disposición no han avanzado a la misma velocidad.
Hoy en día se espera que el CFO analice los datos financieros y tenga control de una serie de pedazos de información. Dependiendo de tu empresa, podrás tener uno de estos dos escenarios en tu stack tecnológico:
Tener un software de contabilidad, otro de remuneraciones y muchos otros para gestión de rendiciones, conciliación bancaria, tributación, gestión de pagos, etc. Ninguno de ellos conectados entre sí. Probablemente lleves todo a Excel.
Estás en una empresa que decidió contratar un ERP, que requiere demasiadas horas y personas para mantenerlo actualizado. Probablemente necesites además un consultor sólo para implementarlo.
Herramientas modernas deberían poder contestar las preguntas fáciles más rápido, y las difíciles en menos tiempo. Mira este artículo sobre Cómo ser gerente general y no morir en el intento para ver de qué hablo.
Cómo Ser Gerente General de tu Pyme y no morir en el intento
Dime si te suenan conocidas estas preguntas:
Tareas de un CFO
En general, lo que nos han enseñado es que la tecnología debería invertir la pirámide de tareas en un trabajador moderno. Uno dedicaba mucho tiempo a extraer datos y procesarlos, poco tiempo a analizarlos. Hoy en día deberíamos dedicar la mayor cantidad de tiempo analizando datos. Extraer y procesar debería estar resuelto con tecnología, pero esto rara vez es así.
Un CFO agrega mayor valor ayudando a un CEO a tomar decisiones como, por ejemplo, saber si tenemos los recursos necesarios para desarrollar nuevos productos, reasignar capital a productos más efectivos, asegurar financiamiento, presupuestos y pronosticar escenarios.
Y por otra aparte, agrega menos valor cuando se dedica a tareas transaccionales, como tareas manuales de ingresar datos a mano y conciliaciones que no terminan nunca.
Clay, su potencial y su visión de producto
En Clay nos dimos cuenta de que los sistemas financieros de las empresas estaban rotos. Llegamos a esa conclusión cuando nos metimos a analizar el proceso de análisis de riesgo de un negocio.
Para obtener financiamiento, debo pasar por un proceso de análisis de riesgo que involucra pasar todos mis estados financieros (proceso de vaciado de balance), y contarle a un ejecutivo comercial qué es lo que hacemos.
El analista de riesgo no le cree básicamente a nadie. No le cree al dueño del negocio, tampoco le cree a los estados financieros y menos al ejecutivo comercial de su propia institución.
¿Cómo podemos escalar un proceso en que nadie le cree a nadie? La respuesta es que hay que ir a las fuentes de verdad.
Las fuentes de verdad para una empresa son el banco, el SII, Previred, un software de remuneraciones. Ninguno de ellos conectado entre sí y a todos hay que entrar a mano a buscar información. No hay duda de que este proceso se puede hacer mejor.
¿Cómo construir algo mejor?
Foco
Hay que resolver los problemas de a uno. La capa basal sobre la que construimos Clay es la conciliación bancaria, poder determinar con certeza el 100% de las transacciones bancarias y asociarlas a una contraparte. Sobre la conciliación se podrán construir cosas como servicios de cobranza, contabilidad y estados financieros en general. La conciliación bancaria es clave.
Automatización
Todo lo que pueda hacer un computador, que lo haga un computador. Buscamos usar nuestro tiempo en analizar, no en digitar.
Automatizamos la importación de movimientos bancarios y de facturación. Nos hemos vuelto expertos en fuentes de información, conectándonos directamente a bancos, facturadores y el SII. Además entendemos los datos para procesarlos y entregarla exactamente como la quieres. Todo con altos estándares de seguridad.
Seguridad en la web: ¿Qué estamos haciendo en Clay?
En el primer semestre de 2021, Chile sufrió más de 2.100 millones de intentos de ciberataques, según datos del…
Un ejemplo es que cruzamos datos bancarios de cartolas diarias con cartolas de transferencias para dar toda la información al usuario en un solo lugar para poder identificar el pago. Si el banco cambia algo nosotros estamos detrás de esos cambios.
Otro ejemplo es buscar en el SII información de facturación, pero también si hay cesiones a terceros (como factorings) o las facturas que están pendientes de aprobar. Toda esa información que está en lados diferentes del SII, está en un solo lugar en Clay.
Otra forma de automatización es la creación de asientos automáticos. Te permite centralizar facturas a cuentas específicas o hacer todos los asientos relacionados a pagos.
Llevar contabilidad y tu administración a la misma velocidad es más fácil que nunca.
Y automatizamos la cobranza con un motor de notificaciones para cerrar el ciclo completo, desde la facturación hasta la conciliación. Es poner el flujo de facturación y cobranza en piloto automático.
Diseño
Clay está diseñado para una nueva generación de administradores de empresas. Personas que valoran que el trabajo no solo se pueda hacer desde una oficina, que colaboran conscientes de la importancia de los datos y su análisis. No hay que moverlos a la tecnología, es una generación que nace en lo tecnológico y espera que sus servicios tengan altos estándares. Que el software funcione con la misma experiencia que Gmail, Instagram o Facebook.
Poner foco en el diseño tiene varios beneficios. El primero es que permite tener varios tipos de usuarios y al menos uno que no necesite ningún tipo de capacitación. La conciliación se hace realmente fácil si dedicas tu energía a cuadrar con herramientas como el wonder match.
Por otro lado, es accesible desde un navegador tradicional, se ajusta perfectamente a tablets y celulares y usa datos reactivos (no se recarga la página cada vez que hace una acción). Esto te permite llevar Clay donde estés y no tener que ir tu donde están tus datos. No sólo se ve y se siente bien, es útil en cada contexto.
Reportería
Encapsulamos análisis en paneles de control estándares. Si bien en el futuro tendrás la oportunidad de customizar la reportería, hoy ya tienes paneles curados por nuestro equipo de expertos para hacer reportes específicos. Tenemos un panel general (facturación y gastos), un panel de proveedores y un panel de cobranza. No es necesario ser un experto para darte cuenta de las oportunidades que te dan las finanzas.
Colaboración
El proceso de generación de información financiera es colaborativo. Una sola persona no tiene toda la información.
¿Se acepta o no una factura? ¿Se paga o no una factura? ¿A qué corresponde este pago?¿Se hizo la factura al cliente X? ¿Un cliente pagó de más o de menos?
Todas estas preguntas se resuelven con colaboración. En Clay tenemos funcionalidades como la posibilidad de mencionar a otros usuarios, paneles compartidos para ver KPI’s o customización de la navegación con los atajos.
La colaboración también necesita de tus datos accesibles. Además de poder exportar todo a Excel, también puedes acceder a tus datos a través de nuestra API. Puedes respaldar, auditar o construir reportes fuera de Clay.
Finalmente usamos API’s de terceros para traer información. Así es como estamos conectados con Buk y Talana en datos de remuneraciones, Bsale y Febos en facturación y aunque tengamos un sistema de cobranza automatizada, estamos felizmente conectados con Duemint. Traemos información directo de la CMF para efectos de tipo de cambio y estamos conectados con Cobranza Online para hacer cobranza extra y judicial. Nos integramos para ser un solo gran sistema.
Contabilidad
El sistema de partida doble es simplemente brillante. Permite reconstruir la historia financiera de tu empresa al detalle. Es la base de las finanzas. Es por eso que hemos construido nuestros sistemas para ser accounting-friendly.
No queremos que la administración vaya por un lado y luego la contabilidad por otro. Porque sabemos que si se usan dos sistemas para medir algo, darán resultados diferentes. Y no queremos gastar más tiempo en hacer que dos sistemas convivan. Es por eso que Clay se puede usar como un sistema de administración y cobranza, y si le sumamos la contabilidad, podemos tener un robusto sistema que compatibilice ambos mundos.
Ahora bien, no esperes encontrar un sistema tradicional de contabilidad. El contador se tiene que adaptar para dejar entrar a los dueños de negocio. El futuro los necesita a ambos.
Servicio Contable
Hubo un tiempo que pensamos que podíamos hacer un sistema de contabilidad sólo con feedback de usuarios. Pero para acelerar el proceso decidimos dar nosotros el servicio completo de contabilidad y aprender de primera fuente de las dinámicas y dolores de la industria.
Decidimos tener un máximo de 100 empresas como clientes de servicio y lo hemos logrado. Hoy tenemos empresas tan importantes como Fintual, Pago Fácil, Punto Pagos, SimpliRoute, First Job y Tessa.
Tenemos contadores que usan Clay para hacer cierres mensuales / trimestrales / semestrales, preparan F29/F50, preparan liquidaciones de sueldo y hacen rentas. Trabajamos codo a codo con asesores tributarios y nos exponemos a dar resultados de alta calidad a nuestros clientes con las herramientas que vamos construyendo. Es un insumo esencial para construir una herramienta que le sirva a un amplio número de empresas.
¿Para dónde vamos?
Sin entrar en detalles, la contabilidad y la administración financiera son excelentes herramientas para mirar el pasado. Y así como queremos ser sólidos mirando hacia atrás, queremos ser capaces de adelantar y predecir el futuro. Deberíamos ver herramientas enfocadas en forecast y benchmarking.
Jean Boudeguer, CEO @ Clay.
Inspiraciones:
