Antes de partir con el servicio contable de Clay, hay ciertas indicaciones que debes conocer para que el trabajo de nuestros contadores sea el mejor. Son acciones muy sencillas, pero que ayudan al equipo a mantener tu contabilidad ordenada y que no se les pase ningún detalle.

Es por eso que te voy a brindar algunas recomendaciones que te servirán para que tengas la mejor experiencia con nuestro servicio contable.

Mantén en orden tu documentación contable

Mantén organizada toda la documentación contable de tu empresa. Esto incluye facturas, boletas, pagos de proveedores, recibos y otros documentos importantes.

Te dejo un pequeño tip: con Clay puedes cargar la información de tu empresa de manera regular en la pestaña “adjunto” de los movimientos bancarios y obligaciones. Esto va a facilitar mucho los cierres contables y las declaraciones tributarias.

Notifícanos cuando adquieras activos fijos

La comunicación con tu contador designado es fundamental para ofrecerte el mejor servicio. Te recomendamos que le informes cada vez que adquieras activos fijos.

Al informar a tiempo a tu contador sobre la adquisición de nuevos activos fijos, trabajaremos para que aproveches correctamente el crédito fiscal y así evitar errores en las declaraciones mensuales.

Mantén tus matches al día

En Clay, la clave para llevar tu contabilidad en orden es mantener los matches (es decir, la conciliación bancaria) al día. Esto es muy fácil de hacer porque contamos con distintas formas para hacer match. Una de ellas es el wonder match, un método 100% automático en el que nuestro robot, Cassius, se encarga de buscar coincidencias en rut y monto para hacer conciliación.

Si quieres más detalles sobre el wonder match, te invito a leer el siguiente artículo: “Ejecutar matches asistidos”.

Conciliar tus movimientos regularmente te va a ahorrar mucho tiempo y evitará que tengas que hacer ajustes innecesarios al cierre de cada mes.

Periodicidad de los cierres contables

Es importante que respetes la periodicidad de los cierres contables acordados entre tú y el contador. Estos pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o anuales.

Tener en cuenta los plazos de cierre te asegura recibir informes precisos para planificar tus decisiones con tiempo.

Revisa los estados financieros

Al contratar nuestro servicio contable, te enviaremos periódicamente estados financieros que te mostrarán el rendimiento de tu negocio.

Los estados financieros muestran de forma resumida la información contable de tu empresa en un periodo específico de tiempo. Por ello, es importante que los revises bien cuando te lo enviemos, y que uses esa información para tomar decisiones estratégicas.

Si quieres aprender más sobre los estados financieros y por qué son tan importantes para tu empresa, te invito a leer el siguiente artículo: Todo lo que necesitas saber sobre los estados financieros.

Cumplimiento de plazos fiscales

Otra recomendación importante para ofrecerte una buena experiencia con nuestro servicio contable, es asegurarte de siempre cumplir con los plazos de declaración y pago de impuestos como el IVA y otros.

Por ejemplo, la fecha límite para pagar el IVA es el 20 de cada mes. Si es feriado o cae fin de semana, entonces será el día hábil siguiente.

Para que no se te olviden esas fechas importantes, te recomendamos marcarlas en tu calendario y consultar con tu contador designado si tienes alguna duda.

Propuestas de F29 y F50

Cada mes te vamos a enviar a tu correo una propuesta de F29 y F50. Te sugerimos esperar a que te llegue y revisarlas bien antes de hacer el pago de estos impuestos.

Si quieres conocer más sobre el F29, F50 y lo que pagas en cada uno de estos formularios, te invito a leer el siguiente artículo: Formularios F29, F50 y F22: ¡Esto es lo que debes saber! 

No emitas ni recibas documentos de venta de periodos anteriores

Evita emitir documentos de venta de periodos anteriores. Más bien, asegúrate de emitir documentos solo con fecha actual (mes en curso) para que no tengas que rectificar el Formulario 29. 

Recuerda que la rectificación del F29 podría generar multas, intereses y reajustes innecesarios.

Lo mismo ocurre con la emisión de boletas de honorarios. Informa a tus colaboradores que la emisión de estos documentos debe ser con fecha actual (mes en curso) para evitar rectificaciones del Formulario 29.

Control del RCV

Revisa regularmente el registro de compra venta (RCV). Esto permite controlar los documentos recibidos y emitir el acuse de recibo dentro del periodo correspondiente, además de revisar oportunamente las facturas emitidas ante posibles reclamos de tus clientes.

Retención por servicios digitales

Si eres contribuyente de IVA o una Sociedad de Profesionales y contratas servicios digitales, marketing o publicidad prestados por entidades extranjeras, asegúrate de emitir las facturas de compra correspondientes.

El no cumplimiento de esta obligación puede generar sanciones. Si tienes dudas sobre cómo aplicar esta normativa, consúltanos para asegurarte de que tus operaciones estén en regla.

Respaldo de gastos según el Artículo 21 de la Ley de Renta

Asegúrate de respaldar todos tus gastos con documentos fehacientes como boletas, facturas, invoices, boletas de honorarios o comprobantes de pago electrónico.

Respaldar correctamente tus gastos te evitará pagar el 40% adicional por gastos sin justificar, lo que puede impactar tus impuestos anuales, así como tu liquidez y flujo de caja.

Si sigues cada uno de estos consejos, te aseguro que tu contabilidad estará siempre ordenada. Si quieres conocer más detalles sobre nuestro servicio contable, haz clic aquí.